রেকর্ড রাখা – মজাদার, তাই না? তবে: আপনার যখন প্রয়োজন হবে তখন এটি আপনাকে কাজের সময় আপনার বাটটি cover াকতে সহায়তা করতে পারে। সুতরাং আপনি কীভাবে আপনার সভা নোট, ইমেল এবং ফোন কলগুলি সংগঠিত, ফাইল এবং অন্যথায় ট্র্যাক রাখবেন? আজকের অতিথি পোস্টটি আপনাকে বেল অফ ক্যাপিটল হিল স্টাইল – সিএএ -তে সিএইচএস থেকে কিছু ব্যতিক্রমী সুপারিশ নিয়ে আসে, তাই কথা বলতে। এই ধারণাগুলি পাশ করার জন্য বেলকে ধন্যবাদ (এবং ব্লগে ফিরে স্বাগতম)!
রাজনীতিতে কাজ করা আমাকে বেশ কয়েকটি দরকারী পাঠ শিখিয়েছিল, যার মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ছিল কীভাবে ব্যতিক্রমী রেকর্ড রাখা যায়। আমি ইমেলগুলি, চিঠিগুলি, মেমো এবং মিটিং নোটগুলি সংরক্ষণ করি কারণ আপনার কখনই কোনও কাগজের ট্রেইলের প্রয়োজন হবে তা আপনি কখনই জানেন না। সুতরাং ক্যাট যখন আমাকে কর্মক্ষেত্রে কীভাবে আপনার গাধাটিকে cover াকতে হবে সে সম্পর্কে বিশদ লিখতে বললে আমি বাধ্য হয়ে আনন্দিত হয়েছিল।
আসুন ভাল রেকর্ড রেখে সিওয়াইএর ফাউন্ডেশন দিয়ে শুরু করা যাক:
মিটিং নোটগুলি আমার কাছে 30 টিরও বেশি ছোট, সর্পিল-আবদ্ধ নোটবুক রয়েছে যা আমার পুরো ক্যারিয়ারকে বিস্তৃত করে। বাইরের দিকে তাদের চাকরি এবং তারিখের জন্য লেবেলযুক্ত, উদাঃ “কংগ্রেস। মে ’07- অক্টোবর। ’07। ” অভ্যন্তরে, আপনি সমস্ত উপস্থিতির নাম, তাদের অধিভুক্তি এবং আমাদের কথোপকথনের বিশদ সহ লেবেলযুক্ত প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য আমার সভা নোটগুলি পাবেন।
এই নোটগুলি যা বলা হয়েছিল, কী প্রতিশ্রুতি দেওয়া হয়েছিল এবং সভার ফলাফল কী ছিল তার একটি রেকর্ড। সঠিক নোটগুলি রাখা ভুল যোগাযোগগুলি পরিষ্কার করতে সহায়তা করবে এবং অন্তর্বর্তীকালীন সময়ে যতই সময় পার হয়েছে তা বিবেচনা না করে সেই একই লোকদের সাথে আপনার পরবর্তী বৈঠকের আগে আপনার স্মৃতি সতেজ করতে সহায়তা করবে।
আমাদের ডিজিটাল যুগে ইমেলগুলি, একটি সংগঠিত ইনবক্স থাকা পেশাদার হিসাবে আপনার সাফল্যের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। প্রথমত, আপনি এমন কিছু হারাতে চান না যা আপনার পরে প্রয়োজন হতে পারে বা একটি গুরুত্বপূর্ণ চিঠিপত্রের ভুল জায়গায়। দ্বিতীয়ত, আপনি কখনই জানেন না যে ভাল রেকর্ড রাখার প্রতিশ্রুতি কখন আপনার আড়াল বাঁচাবে।
পুনর্নির্বাচনের প্রচারের সময়, আমার রাজ্যের গভর্নর আমার বসকে সমর্থনকারী একটি বিলের দৃ strong ় বিরোধিতা করে বেরিয়ে এসেছিলেন। গভর্নরের অবাক করার কথাটি কল্পনা করুন যখন আমার একজন সহকর্মী তার ইনবক্সে পৌঁছেছিলেন এবং একটি চার বছরের পুরানো চিঠিটি টেনে নিয়েছিলেন, তিনি স্বাক্ষরিত, তিনি এখন যে বিলটির বিরোধিতা করেছিলেন তার পূর্ববর্তী সংস্করণের জন্য তার অনর্থক সমর্থন প্রকাশ করেছিলেন। ইমেলটি আমাদের প্রতিরক্ষামূলক থেকে সরিয়ে নিয়ে যায় এবং তাকে এটিতে রাখে।
তাহলে কীভাবে আপনার ইমেলগুলি সংগঠিত করা উচিত? আপনার ইনবক্সকে কোলেট করার কোনও উপায় নেই, তবে আমি বছরের (২০১৪), তারপরে ইস্যু (ভেটেরান্সের বিষয়) দ্বারা, তারপরে গ্রুপ (ন্যাশনাল গার্ড) দ্বারা আমার সংগঠিত করতে পছন্দ করি। যদি আমি একটি বিল বা একটি ইস্যুতে গুরুত্বপূর্ণ কাজ করে থাকি তবে এটি তার নিজস্ব ফোল্ডার পায়। আমি নীল রঙে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি, সবুজ রঙের গুরুত্বপূর্ণ সংযুক্তি সহ ইমেলগুলি এবং বিতর্কিত বা এমন কোনও ব্যক্তির কাছ থেকে যারা লাল রঙে আমাদের অবস্থানের বিরোধিতা করে তাদের কাছ থেকেও পছন্দ করতে চাই।
ফোন কল
ইমেলগুলির বিপরীতে, ফোন কলগুলিতে একটি নকল কাগজের ট্রেইল রয়েছে। এটি একটি ভাল জিনিস বা খারাপ জিনিস হতে পারে। সুতরাং আমি “গুরুত্বপূর্ণ কল” শিরোনামে আমার কম্পিউটারে একটি খোলা ওয়ার্ড ডক রাখি। আমার সভা নোটগুলির মতো, এটি আমি কার সাথে কথা বলেছি, কখন আমরা কথা বলেছি, আমরা কী আলোচনা করেছি এবং আমরা কী সমাধান করেছি তা বিশদ। আপনার বস যখন আপনার কথোপকথনের সঠিক রুনডাউন জিজ্ঞাসা করেন তখন এটি সহায়ক।
একটি কাগজের ট্রেইল এড়ানো
ভাল রেকর্ড রাখা গুরুত্বপূর্ণ। এটি আপনাকে বিরোধগুলি সমাধান করতে, অতীতের আলোচনা সম্পর্কে আপনার স্মৃতি সতেজ করতে এবং আপনার করণীয় তালিকাটিকে ট্র্যাকের উপরে রাখতে সহায়তা করতে পারে। তবে আপনি যখন কোনও কাগজের ট্রেইল চান না তখন সেই সময়গুলি কী?
যখন তথ্য রেকর্ড থেকে ভাগ করে নেওয়া দরকার তখন ডিজিটাল রাজ্যের বাইরে কথোপকথনটি নেওয়া দরকার, ক্ষমা প্রার্থনা করা দরকার, বা যখন আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনি যা বলতে যাচ্ছেন তা একটি বেসিক দিয়ে পাস করা যায় না ফরোয়ার্ড বোতামটি ক্লিক করুন।
মূলত, আপনি যদি উদ্বিগ্ন হন যে আপনি যা লিখতে চলেছেন তা আপনার বিরুদ্ধে ব্যবহার করা যেতে পারে, ভুল হাতে শেষ করতে পারে বা আপনি যে প্রকল্পে কাজ করছেন তার ক্ষতি করে, তা করুন। না. রাখুন। এটা। লিখার মধ্যে. আপনার সেরা রায়টি ব্যবহার করুন এবং যখন সন্দেহ হয় তখন টাইপের পরিবর্তে ডায়াল করতে বেছে নিন।
ফোন কল বনাম ইমেল
তবে আপনি যদি রেকর্ডটিতে কথোপকথন এবং আপনি যে ব্যক্তির সাথে কথা বলছেন তাকে ফোনে কল করতে চান তবে কী হবে? ধরা যাক আপনি এমন একজন কর্মীর কাছ থেকে আইনটির একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশের জন্য সমর্থন লক করার চেষ্টা করছেন যার বস বিশ্বাসযোগ্য তার চেয়ে কম। কর্মীরা আপনাকে ফোনে বলতে পেরে আনন্দিত যে তাঁর বস বোর্ডে আছেন, তবে আপনার আরও অনেক কংক্রিটের প্রয়োজন। আপনার কাগজের ট্রেইল দরকার। ফলো-আপ ইমেল প্রবেশ করুন:
“প্রিয় জন, এইচআর 529 এর রেপ। স্মিথের সমর্থন সম্পর্কে আমাকে কল করার জন্য সময় দেওয়ার জন্য আপনাকে অনেক ধন্যবাদ My আমার বস জেনে খুব খুশি হবেন যে রেপ। স্মিথ বোর্ডে আছেন। তাঁর ইয়ে ভোট এই ইস্যুতে তাঁর প্রতিশ্রুতির এমন একটি শক্তিশালী শো হবে। এই বিষয়ে আপনার সমস্ত কঠোর পরিশ্রমের জন্য আপনাকে আবার ধন্যবাদ, আন্তরিকভাবে, বেল। ”
অবশ্যই, তিনি দাবি করতে পারেন যে তিনি কখনও তা বলেননি। তিনি অস্বীকার করতে পারেন যে তিনি আপনাকে কখনও কিছু প্রতিশ্রুতি দিয়েছিলেন, তবে আপনার গল্পের দিকের একটি তারিখ এবং সময়-স্ট্যাম্পড রেকর্ড রয়েছে।
সতর্কতার সাথে ফোন কল এবং ফলো-আপ ইমেলগুলি ব্যবহার করুন। প্রায়শই ফোনে নেওয়া একটি নিরীহ কথোপকথনকে গোপন বলে মনে হতে পারেnull